La soumission d’un appel d’offres est courante pour les entreprises fournissant des biens ou des services à d’autres entreprises ou au secteur public. En principe, vous devez faire un devis pour un travail ou écrire une lettre expliquant pourquoi vous devriez être choisi pour ce projet.
Mais des appels d’offres plus formels s’appliquent souvent à des travaux plus importants ou à des contrats de fourniture étalés dans le temps. Les travaux du secteur public, en particulier, font l’objet de procédures d’appels d’offres spécifiques. Cela s’applique à des clients allant de votre administration locale ou de votre hôpital à un service du gouvernement central.
Si votre entreprise, organisation ou institution est établie dans l’Union Européenne, vous avez le droit de participer aux appels d’offres publics qui sont peu compétitives, et ce dans n’importe quel pays de l’UE.
Une recherche menée entre 2016 et 2017, montre que les appels d’offres publics à travers l’Europe sont de moins en moins compétitives, 25 % des appels d’offres ne recevant qu’une seule réponse. La valeur totale estimée de ces contrats non concurrentiels est passée de 41 000 000 € à plus de 100 000 000 € au cours de la même période.
Découvrez, dans cet article, comment répondre à un appel d’offres international pour remporter de nouveaux marchés.
Assurez-vous de bien comprendre la spécification
Cela semble évident, mais vous assurer que vous comprenez vraiment ce que l’utilisateur de fonds ou l’acheteur cherche à acheter est votre première étape.
Les offres peuvent être très spécifiques (définissant les entrées, les sorties et les résultats exacts à la lettre) ou très génériques (donnant une vague idée des résultats requis) selon le bailleur de fonds, la taille et la nature de projet. Vous devez vous assurer dans les deux cas que vous comprenez la langue utilisée et ce qui est vraiment attendu.
N’hésitez pas à faire appel à un traducteur freelance spécialisé dans votre domaine d’expertise pour être sûr de bien saisir l’intégralité de l’appel d’offres et identifier les termes technique. Pour cela, commandez votre traduction sur Traduc.com. Nos conseillères vous accompagneront dans le choix de votre traducteur.
Attention : Méfiez-vous des appels d’offres vagues… Il peut être facile de voir ce que vous voulez voir, plutôt que ce qui est vraiment là lorsque vous cherchez désespérément des fonds pour votre organisation ou votre projet.
Obtenez autant d’informations que possible auprès du bailleur de fonds sur l’appel d’offres, parcourez son site web et demandez-lui (si vous le pouvez) de savoir quelle sont les priorités. Est-ce lié à un plan stratégique plus large ?
Tenez compte de l’impact opérationnel à toutes les étapes
Une fois que vous comprenez ce que le bailleur de fonds recherche, il est essentiel de déterminer si vous pouvez le livrer. Il y a des règles d’or à respecter :
- Votre service ou projet correspond-il au cahier des charges ou y a-t-il un peu de peaufinage à faire pour le livrer ?
- La réalisation de ce projet serait-elle conforme au plan / à la vision stratégique de votre organisation ?
- Votre personnel actuel a-t-il les compétences et les capacités pour mener à bien ce projet, et sinon, le recrutement est-il possible et souhaitable (pensez également aux délais de livraison) ?
- Avez-vous la capacité de prendre en charge ce travail – non seulement en termes de livraison aux bénéficiaires, mais également en relation avec les exigences administratives au niveau opérationnel ?
Évaluez les risques et les opportunités
À présent, vous devriez avoir une bonne idée de savoir si vous devez ou non postuler, mais cela vaut la peine de considérer davantage les risques que vous prenez en répondant à un appel d’offres et votre capacité à livrer si vous réussissez.
- Avez-vous des antécédents pour ce service ?
- Le projet est-il financièrement viable ? Vous devez au moins assurer le recouvrement total des coûts. Dans un monde idéal, vous réaliserez un petit excédent que vous pourrez réinvestir dans votre projet/organisation pour soutenir votre mission et votre vision.
- Quel est le risque financier ?
Une formule acceptée consiste à prendre la valeur annuelle du contrat divisée par le chiffre d’affaires actuel de l’organisation x 100. Si le résultat est supérieur à 25 % du chiffre d’affaires actuel, le risque est trop élevé.
En plus des risques, il est temps maintenant d’envisager les opportunités dans leur ensemble.
- Qui seraient vos concurrents ? Cela vaut-il la peine d’essayer de s’associer avec une autre organisation si vous n’êtes pas connu pour la prestation de ce service ? C’est peut-être une façon plus facile et moins risquée de postuler.
- Y a-t-il d’autres raisons de poser votre candidature (ou de ne pas le faire) même s’il est peu probable que vous gagniez ? Par exemple, pour pouvoir établir un partenariat avec une autre organisation si vous ne gagnez pas, ou pour promouvoir vos services au niveau local ?
- Que feriez-vous de votre temps si vous ne répondiez pas à cet appel d’offres ? Qu’est-ce qui est le plus probable et/ou le plus lucratif pour votre organisation ou votre projet ?
Fournissez une candidature précise, dans la langue de l’appel d’offres
Il existe plusieurs règles d’or à suivre lors de la rédaction de votre candidature pour mettre toutes les chances de votre côté :
- Reprenez les termes techniques exacts utilisés dans l’appel d’offres dans votre mémoire technique
- Valorisez votre entreprise et votre expertise afin qu’elles correspondent parfaitement aux critères recherchés (mais n’en faites pas trop non plus !)
- Présentez votre candidature de manière soignée (mise en avant visuelle de vos points forts, illustrations pertinentes et de qualité, …). Faites appel à un graphiste freelance pour votre mise en page au besoin.
- Écrivez au présent, faites des phrases courtes pour que votre document soit lisible facilement
Enfin, envoyez votre candidature dans la langue de l’appel d’offres. Si vous ne la parlez pas, ou pas parfaitement, faites appel à des professionnels de la traduction :
- un traducteur expert de votre domaine d’activité, qui saura traduire à la perfection le vocabulaire et les expressions techniques, et reprendre les termes de l’appel d’offres sans erreurs ni confusions
- un traducteur juridique, pour traduire les documents officiels à valeur contractuelle
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Vous avez un doute, des questions ? Contactez notre service client, nos conseillères sont là pour vous accompagner à chaque étape de votre commande. Satisfaction garantie !
Attention : La traduction de votre candidature n’est pas à prendre à la légère ! La moindre approximation de traduction peut vous coûter l’attribution du contrat. Il est fortement déconseillé de traduire votre dossier de candidature vous-même si vous n’êtes pas parfaitement bilingue.
Conclusion
Pour remporter un appel d’offres international, vous devez disposer de toutes les informations pertinentes sur les éléments impliqués dans les politiques et procédures de passation des marchés publics.
Vous pouvez facilement trouver ces informations en sollicitant l’aide de toute entreprise renommée offrant des services de conseil pour les appels d’offres.
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