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RGPD : quels sont les documents à traduire ?

Si votre entreprise est internationale ou si vous travaillez avec des partenaires en dehors de la France, vous avez sûrement déjà du vous interroger sur la traduction des termes de la RGPD. L’aspect juridique de cette réglementation implique que toutes les éléments concernant la collecte des données personnelles doivent être écrits puis traduits avec exactitude. Afin de vous éviter tout problème, nous allons voir ensemble ce qu’il faut traduire dans le contexte de la RGPD et les difficultés de traduction que vous allez rencontrer.

Le saviez-vous ?
L’autre dénomination du RGPD est GDPR. Cet accronyme est davantage utilisé dans le monde entier car émane de l’expression anglaise : General Data Protection Regulation.

 

La RGPD, qu’est-ce que c’est ?

La RGPD est l’acronyme pour General Data Protection Regulation. Il s’agit du règlement européen sur la protection des données personnelles qui est applicable depuis le 25 mai 2018.

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Cette législation a pour but la protection des données personnelles des européens. Elle s’applique à tous, dès lors que des données appartenant à des citoyens européens sont traitées : entreprises privées et organismes publics. Elle s’accompagne de la nécessité de faire apparaître les mentions légales sur les sites web et courriers et de demander à l’utilisateur son autorisation quant au recueil de ses données.

 

 

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Les documents à traduire dans le contexte de la RGPD

 

Afin d’appliquer la RGPD, il vous faudra peut-être traduire certains documents, notamment si vous avez des filiales à l’étranger ou si vos partenaires ou des administrations étrangères vous les demandent. Aucune traduction n’est obligatoire, cependant pour pouvoir recueillir un accord de l’utilisateur, il est nécessaire de lui proposer un texte dans sa langue afin que l’accord soit compris et pris en connaissance de cause. Il vous faudra donc le plus souvent traduire des mentions légales. Le texte réglementaire en lui-même n’est évidemment pas à traduire, puisque étant européen, une version dans chaque langue de l’union est disponible. Les seuls documents à fournir sont donc des documents en rapport direct avec votre entreprise.

Parmi eux, on pourra trouver des documents de pilotage, d’information, des procédures d’évolution des gouvernances interne, des audits et des contrats. Vous aurez également à traduire et/ou à produire des documents en interne et en externe.

Quelques documents de communication externe :

  • Les formulaires de collecte des données
  • La charte de protection de la vie privée
  • La politique des cookies dans le cas où ces derniers permettent d’identifier les utilisateurs
  • Les modalités d’exercice des droits des utilisateurs (droit d’accès, droit d’effacement, droit de modification…)
  • Les conditions générales de vente

 

 

Quelques documents de communication internes :

  • Les registres d’activités de traitement des donnés
  • Les analyses d’impact des donnés
  • Les politiques de sécurité du réseau informatique
  • Les politiques de gestion des données sensibles

 

 

Si vous travaillez avec des partenaires en dehors de l’Europe, il est possible que le texte de la RGPD ne soit pas disponible dans la langue de vos locuteurs. Cela ne vous dénouane pourtant pas de faire appliquer la réglementation en vigueur sur toutes les activités de votre entreprise qui se déroulent sur le territoire européen ou qui impactent un citoyen européen. Il vous faudra alors expliquer à vos interlocuteurs en quoi consiste cette réglementation et la faire appliquer.

 

 

Une terminologie spécifique, parfois complexe à traduire

Nous avons vu que ces traductions ne sont pas à proprement parlé obligatoires, mais elles sont nécessaires pour obtenir le consentement éclairé de vos utilisateurs. Les mentions légales sur votre site internet, vos courriers électroniques ou même vos fichiers de recueil de données au format papier, lorsqu’elles concernent la protection des données personnelles, ont une portée juridique.

Ces traductions font donc appel à une traduction spécialisée avec une terminologie parfois obscure. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) a rendu accessible un document expliquant la terminologie spécifique mais remettre ces termes dans un contexte bien précis demande des connaissances techniques et légales. En aucun cas vous ne pouvez faire appel à des traducteurs automatiques pour ce genre de traduction.

 

 

Notre conseil

Ces traductions ne sont vraiment pas à prendre à la légère. Elles s’inscrivent dans le respect d’une réglementation et il ne faudra pas qu’une erreur de traduction vous amène sans le vouloir à ne pas respecter le règlement européen et vous confronte à des plaintes.

En cas de non respect de la réglementation, les sanctions financières sont lourdes. Afin de vous assurer une traduction de qualité et qui respecte la terminologie et les exigences européennes, faites appel à des traducteurs professionnels spécialisés. Cela vous permettra d’aborder sereinement cette partie très technique. Retrouvez des traducteurs spécialisés dans le droit et les technologies sur Traduc.com.

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