Pour faire une minutieuse sélection de leurs prestataires de service, les grands organismes internationaux privés comme publics préfèrent une communication via l’appel d’offres.
Alors, si vous êtes candidats à un contrat international, il est important que vous fassiez une traduction du dossier à déposer afin d’augmenter vos chances d’être retenu. La traduction d’appel d’offres ne doit pas être faite au hasard, il faut un travail compétent pour avoir le résultat escompté.
Quelles sont donc les sources de traduction d’un appel d’offres ? Pour mieux comprendre, nous vous invitons à lire cet article jusqu’à la fin !
- Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
- Pourquoi lancer un appel d’offres ?
- Les différents types d’appels d’offres
- Pourquoi faire la traduction des appels d’offres ?
- Quelles sont les différentes sources de traduction d’un appel d’offres ?
- Quels sont les points forts d’un appel d’offres ?
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Il n’est pas possible de parler des sources de traduction d’un appel d’offres sans comprendre ce dont il s’agit ! On parle d’appel d’offres lorsqu’un demandeur lance publiquement une annonce dans le but de trouver une entreprise pouvant lui faire une proposition commerciale.
Cette proposition peut être dans le cadre d’une réponse à un besoin de produit particulier ou un projet qui répond à des critères consignés dans un cahier de charges. La diffusion des appels d’offres peut se faire sur divers supports. L’important, c’est que le demandeur reste explicite et clair en ce qui concerne ses besoins.
L’entreprise intéressée par l’appel pourra alors mieux comprendre les besoins du demandeur afin de répondre favorablement par soumission de candidature. Le demandeur n’est pas en position de choisir directement une entreprise. Mais certaines situations nécessitent que le demandeur fasse le choix de l’entreprise, comme pour des missions inférieures à une certaine somme.
Plusieurs profils publics peuvent lancer un appel d’offres. Nous avons entre autres les administrations et les ministères, les établissements rattachés à l’État ou les collectivités.
Pourquoi lancer un appel d’offres ?
Le but premier d’un appel d’offres est de trouver un prestataire prêt à répondre aux besoins en fournissant des services qui respectent les critères consignés dans le cahier de charges. À cet effet, l’appel d’offres met en concurrence les différents prestataires afin de trouver celui qui offre un service dont le rapport qualité/prix est raisonnable.
La décision de lancer un appel d’offres dans les grands organismes multinationaux émane du siège social et est publiée en anglais. Même quand le contrat concerne uniquement le marché local, l’anglais reste la langue dans laquelle est rédigée la proposition, puisqu’il s’agit de la langue internationale des affaires.
Les organismes internationaux, comme les ONG ou encore les embranchements du Système des Nations Unies, passent aussi l’information de leurs appels d’offres en anglais.
Par ailleurs, lorsqu’il s’agit d’une entreprise locale, lancer un appel d’offres international permet d’atteindre une plus grande zone pour la recherche de prestataires. C’est ainsi qu’une entreprise à Paris peut faire une proposition de marché à une société espagnole. Le document à fournir doit être lisible par le plus grand nombre pour pouvoir impressionner les prestataires ou les fournisseurs potentiels.
Les différents types d’appels d’offres
- Les appels d’offres publics
Ils sont réglementés et respectent les différentes règles en accord avec la réglementation des pays dans lesquels les propositions sont faites. Toutefois, il n’existe pas généralement une législation ou une réglementation qui gouverne la nomination des cocontractants.
- Les appels d’offres privés
Les appels d’offres privés sont ceux ouverts à toutes les entreprises afin de trouver celle qui propose la meilleure offre en fonction des facteurs mis en place par le demandeur. Ce sont des appels qui sont souvent remarqués dans le secteur de l’économie.
En plus de ces deux types d’appels d’offres, vous pouvez trouver deux cas de figure d’appels d’offres sur le marché :
- Les appels d’offres ouverts
On dit qu’un appel d’offres est ouvert lorsque le candidat a la possibilité de remettre une offre qui est également ouverte à d’autres candidats concurrents.
- Les appels d’offres restreints
Cet appel d’offres est seulement destiné aux candidats présélectionnés par le demandeur.
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Pourquoi faire la traduction des appels d’offres ?
Pour conquérir des marchés qui s’expriment en une autre langue outre que celle de notre entreprise, il est important de s’approprier les différentes ressources possibles pour mieux communiquer dans cette langue.
Par ailleurs, rédiger un appel d’offres ne se résume pas à la seule maîtrise de la langue des affaires ou celle de la langue des marchés. Il faut nécessairement bien maîtriser des techniques qui vous aideront à rédiger dans les détails le cahier de charges. Il est donc important que vous maîtrisiez les outils de traduction nécessaires pour la réussite.
Vous pouvez faire la rédaction dans la langue courante de votre entreprise et laisser le soin à un professionnel de la traduire. Ainsi, vous serez certain de bien faire les choses et de trouver des soumissionnaires qui vont répondre à vos besoins.
Quelles sont les différentes sources de traduction d’un appel d’offres ?
Il existe un grand nombre d’outils qui permettent de faire la traduction des appels d’offres. Parmi eux, certains sont déconseillés en raison de la défaillance des résultats qu’ils produisent. Toutefois, il est judicieux d’en parler pour vous laisser le libre choix.
- La traduction assistée par ordinateur
C’est la traduction qui se base essentiellement sur l’utilisation d’un logiciel ou du SaaS avec l’intervention humaine. En effet, la fiabilité des résultats obtenus dépend de la qualité et la sophistication du logiciel utilisé.
Toutefois, il est déconseillé d’utiliser cette méthode de traduction si vous désirez rester en conformité à l’esprit du document originellement rédigé en français, surtout lorsqu’il s’agit des thématiques traitant de la juridiction et de la finance (où chaque mot à un sens).
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- La traduction automatique
Il existe plusieurs outils de traduction automatique en ligne. Il s’agit notamment de Google Translate ou de Microsoft Translator.
Mais, ces outils ne traduisent généralement rien et sont réputés pour faire une comparaison des phrases à l’aide d’une base de données et à faire des suggestions de phrases sans pour autant faire une analyse de la qualité.
Même si ces différents outils sont utilisés à titre personnels pour des documents simples, ils ne sont pas conseillés pour des documents professionnels tels qu’un appel d’offres. Ce sont des documents qui nécessitent beaucoup plus d’attention à cause des chapitres à grands risques d’erreurs qu’ils contiennent.
- La traduction humaine
Pour réussir la traduction d’un appel d’offres, la traduction humaine reste la meilleure solution.
Elle est prise en charge par un professionnel de la traduction qui mettra à votre service son expertise et ses expériences pour vous fournir un rendu répondant à vos attentes.
Il se donnera comme charge d’adapter le document aux exigences techniques et culturelles de la langue de traduction. En effet, chaque terme technique sera traduit dans son contexte pour donner un sens à votre document et la précision du résultat. De par sa créativité, il transcrira chaque nuance pour conserver l’esprit du document.
Lorsqu’il s’agit d’un document sensible, n’hésitez pas à faire appel à un traducteur professionnel assermenté, qu’il s’agisse d’une éventuelle accréditation spécifique, des labels ou des certificats.
Quels sont les points forts d’un appel d’offres ?
Traduire un appel d’offres devra respecter des normes en plus d’être de bonne qualité. Mais, si le document original n’est pas de qualité, la traduction ne le sera pas non plus. S’il existe des défauts au niveau de la rédaction, il sera difficile de rentabiliser sa diffusion.
Alors, pour réussir ce document aussi important, il faut nécessairement que vous connaissiez les exigences de rédaction suivantes :
- Respecter un protocole de rédaction interne. Pour rédiger un appel d’offres, les collectivités territoriales et les organismes doivent veiller au respect d’un protocole de rédaction spécifique. Par exemple, pour un organisme qui travaille dans le domaine de l’agriculture, il est nécessaire de s’adresser de manière précise aux soumissionnaires capables de se conformer aux exigences écologiques. Un chapitre de l’appel d’offres peut être consacré à toutes ces particularités.
- Avoir une idée claire et précise des exigences du marché que l’on cherche à gagner. Cette étape revêt une importance capitale, dans la mesure où il existe une grande différence entre les procédures d’attribution du marché. Plus vous serez précis, plus vous aurez de chance d’atteindre votre cible.
- Faire une veille concurrentielle. En effet, il ne faut surtout pas oublier de bien étudier les différents concurrents afin de faire une proposition pleine d’avantages et rentable des deux côtés. Une étude minutieuse du marché est cruciale pour y parvenir. Elle vous permettra de connaître le coût que proposent d’autres entreprises du même domaine.
- Savoir estimer ses capacités financières. Il est important d’avoir une estimation de ses capacités financières avant de lancer un appel d’offres sur le plan international. En effet, assurez-vous d’être capable de supporter toutes pertes financières. Il sera difficile, si ce n’est impossible, de couvrir tous les risques si vous n’avez qu’une faible trésorerie. Si votre entreprise est bien portante, vous pouvez souscrire à une assurance pour compléter les différentes propositions.
- Veiller aux soins de la rédaction de l’appel d’offres. Il ne suffit pas de bien le traduire : le document original de votre appel d’offres doit être présentable. En plus des couleurs reflétant l’image de votre entreprise, vous pouvez compléter des éléments visuels qui traitent de la culture du pays que vous allez viser.
- Reproduire la charte graphique. Lors de la traduction de votre appel d’offres, vous avez la possibilité d’avoir une reproduction identique de la charte graphique adoptée. Pour ce faire, le professionnel de la traduction travaillera de mèche avec un graphiste afin d’avoir un design qui correspond au contenu de votre appel d’offres.
- Résumer votre rédaction. Pensez à ajouter un bref résumé de votre rédaction au début de votre appel d’offres. Vous pouvez notamment énumérer les différents points importants qui seront d’actualité dans ce document. Il s’agit d’une idée pertinente si vous songez à illustrer votre document pour travailler sa visibilité.
Conclusion
La traduction d’un appel d’offres nécessite beaucoup d’attention et de professionnalisme pour un résultat répondant à vos attentes. Il est souvent mieux de le confier à un professionnel pour éviter toute erreur. Par ailleurs, le respect des exigences de la rédaction d’un appel d’offres est d’une grande importance pour obtenir les résultats escomptés lors de sa diffusion.
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